Obsługa Sekretariatu

1.Sekretarka

W zakresie obsługi Sekretariatu i czynności kancelaryjnych należy:

1)prowadzenie ewidencji delegacji służbowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
2)prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej do Urzędu oraz prowadzenie pocztowej książki nadawczej
3)prowadzenie terminarza narad i zebrań Wójta,
4)prowadzenie teczek korespondencji Wójta,
5)prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych pracowników Urzędu,
6)prowadzenie ewidencji godzin nadliczbowych oraz przebywania pracowników w Urzędzie po godzinach pracy
7)obsługa drukarek, kserokopiarki i niszczarki oraz zapewnienie bieżącej ich konserwacji i naprawy,
8)obsługa centralki telefonicznej, odbieranie telefonów i kierowanie rozmów telefonicznych do odpowiednich pracowników Urzędu ,
9)przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz
Urzędu,
10)zapewnienie obsługi sekretariatu Wójta w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta,
11)prawidłowe przechowywanie i zabezpieczenie pieczęci urzędowych,
12)przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich według właściwości do innych pracowników Urzędu,
13)bieżące odbieranie faksu i poczty elektronicznej Urzędu,
14)przekazywanie pilnej korespondencji Wójtowi a w razie nieobecności Wójta, Zastępcy Wójta lub Sekretarzowi lub według właściwości innym pracownikom Urzędu,
15)natychmiastowe informowanie Wójta o pismach, petycjach, wnioskach i skargach itp. wymagających natychmiastowego działania, w tym także telefonicznie,
16)przepisywanie pism i korespondencji Wójta i Sekretarza
17)potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu,
18)prowadzenie rejestru informacji publicznych wywieszanych na tablicach informacyjnych Urzędu.

Dokumenty

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 26 marca 2008 13:45
Dokument wprowadzony do BIP przez: Administrator
Ilość wyświetleń: 2909
16 grudnia 2015 14:51 Anna Kantorska - Zmiana danych jednostki.
01 lipca 2013 12:05 Anna Kantorska - Usunięcie stanowiska: Sekretarka.
28 czerwca 2013 11:49 Anna Kantorska - Zmiana danych jednostki.